#WTF?EVENT

Что такое ивент: виды, цели и правила подготовки

Ивент (от англ. event) — это запланированное событие, организованное с определённой целью: от продвижения бренда до сплочения команды или презентации нового продукта. Это может быть деловая конференция, интерактивная выставка, фестиваль, спортивное состязание или онлайн-встреча. Главное — продуманная концепция и чёткое взаимодействие с аудиторией.

Зачем нужны ивенты?

Современные компании используют ивенты как один из самых эффективных каналов коммуникации с клиентами, партнёрами и сотрудниками. Благодаря живому взаимодействию и вовлечению, мероприятия помогают:

Повысить узнаваемость бренда;
Установить эмоциональный контакт с целевой аудиторией;
Представить продукт или услугу;
Сформировать лояльность и доверие;
Укрепить команду внутри компании;
Получить обратную связь и аналитические данные.

Виды ивентов: от B2B до lifestyle

Выбор формата напрямую зависит от задач бизнеса и специфики аудитории. Вот ключевые типы ивентов:

Презентации

Подходят для вывода на рынок новых продуктов, услуг или брендов. Формат позволяет продемонстрировать преимущества, вызвать интерес и стимулировать продажи. Пример — презентация новой линейки техники.
Выставки и экспозиции

Идеальны для демонстрации товаров и услуг широкой публике, инвесторам и потенциальным партнёрам. Привлекают внимание к бренду, формируют репутацию эксперта на рынке.
Конференции и форумы

Используются для обмена опытом, привлечения внимания к проблемам отрасли, установления деловых контактов. Формируют профессиональное сообщество вокруг бренда.
Семинары и обучающие тренинги

Фокус на передаче знаний и экспертизы. Помогают усилить доверие к компании и построить долгосрочные отношения с аудиторией.
Корпоративные мероприятия

Включают тимбилдинги, вечеринки, дни рождения компании. Работают на внутреннюю мотивацию, укрепляют HR-бренд, улучшают коммуникацию в команде.
Фестивали и массовые события

Часто используются как часть BTL-стратегии для широкой аудитории. Объединяют развлечение, продажи и бренд-продвижение.
Благотворительные ивенты

Работают на репутацию и социальную миссию компании. Привлекают внимание к важным проблемам, создают позитивный имидж.
Спортивные мероприятия

От корпоративных соревнований до городских марафонов. Используются для продвижения бренда, привлечения новой аудитории, укрепления командного духа.
Онлайн-мероприятия

Вебинары, стримы, онлайн-форумы. Актуальны для географически распределённой аудитории и оптимальны по бюджету.

Нужна помощь в организации мероприятия?

Мы готовы разработать с вами эффективное мероприятие под ваш бюджет, цели и формат.

Оставьте заявку — и наш менеджер свяжется с вами.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Этапы подготовки ивента: пошаговая инструкция

Грамотная организация мероприятия начинается с чёткого плана. Вот ключевые этапы:

1. Определение целей

Что вы хотите получить в итоге: продажи, охват, знакомства, обучение? Конкретные цели формируют формат и подход.
2. Формирование бюджета

Пропишите статьи расходов и заложите резерв. Это позволит избежать форс-мажоров и неоправданных затрат.
3. Выбор формата и концепции

Исходя из задач, выберите формат: офлайн, онлайн или гибрид. Придумайте оригинальную идею, тему, визуальный стиль.
4. Подбор площадки

Зависит от формата, количества участников, географии. Проверьте технические параметры, удобство логистики и атмосферу места.
5. Концепция, сценарий и программа

Проработайте структуру мероприятия: приветствие, основные блоки, активности, финал. Добавьте элементы вовлечения: квизы, фотозоны, интерактив.
6. Команда и подрядчики

Распределите роли: менеджер, координаторы, подрядчики (звук, свет, кейтеринг, фото/видео и т.д.). Заключите договоры, согласуйте ТЗ.
7. Продвижение и анонс

Выберите каналы: сайт, соцсети, таргет, email, партнёрские ресурсы. Постепенно подогревайте интерес аудитории.
8. Подготовка за день до мероприятия

Сделайте технический прогон, проверьте оборудование, брифуйте команду.
9. Проведение мероприятия

Контролируйте тайминг, оперативно решайте вопросы, собирайте фото- и видеоматериалы.
10. Сбор обратной связи

Проведите опрос или анкетирование. Это поможет улучшать ивенты в будущем.
11. Пост-ивент PR

Публикуйте отчёты, фото, отзывы, кейсы. Это продлит жизнь события и усилит имидж компании.

Кто участвует в подготовке мероприятия: ключевые роли в команде по организации мероприятия

За успешным ивентом стоит команда профессионалов. Каждый отвечает за свою зону и работает на общий результат — создать яркое, чётко организованное и эффективное мероприятие.

Ивент-менеджер

Координирует весь процесс, отвечает за тайминг, бюджет, коммуникации с заказчиком и подрядчиками. Он — связующее звено между всеми участниками проекта.
Менеджер по логистике

Организует площадку, отвечает за трансферы, размещение гостей, кейтеринг, встречу и сопровождение подрядчиков. Его задача — чтобы всё было вовремя, по плану и без накладок.
Администраторы проекта

Работают на площадке в день мероприятия. Отвечают за гостей, помогают ориентироваться, решают мелкие вопросы и следят за порядком.
Режиссёр мероприятия

Отвечает за общую постановку: как будет выглядеть шоу, когда и что будет происходить, как выстроить сюжет и удерживать внимание публики.
Сценарист

Придумывает и пишет сценарий мероприятия, включая тексты ведущих, структуру выступлений, переходы между блоками и интеграции бренда.
Декоратор

Разрабатывает концепцию оформления пространства: от фотозоны до сцены и залов. Создаёт атмосферу и визуальный стиль мероприятия.
Дизайнер

Создаёт графику для экрана, полиграфию, приглашения, навигацию, мерч. Всё должно быть выдержано в едином стиле.
Режиссёр по свету

Настраивает световые решения, создаёт динамику, акценты, атмосферу на площадке. Его работа напрямую влияет на визуальное восприятие мероприятия.
Режиссёр по звуку

Обеспечивает чистый и грамотный звук, расстановку и проверку техники, работу микрофонов, музыкальное оформление.
Режиссёр видеомонтажа

Создаёт контент для экранов, видеозаставки, финальные ролики и монтаж после мероприятия. Его задача — подчеркнуть смысл, стиль и эффект события.
И многие другие персонажи =)

Мероприятие это живой организм, который начинает своё существование с момента зарождения идеи проекта. В зависимости от формата, идеи и концепции, в рамках мероприятия могут работать специалисты из совершенно разных сфер и принимать участие как не посредственно в организации и подготовки мероприятия, как и просто выступить и быть его фишкой. Ну и конечно не забываем наши любимых техническую команду которая создает всю магию и конечно же лица и душа мероприятия это аниматоры и профессиональные актеры.

Совет: Чем детальнее обсуждение на старте — тем успешнее итог

Как выбрать ивент-агентство?

Если вы не готовы организовывать мероприятие самостоятельно, доверьтесь профессионалам. При выборе агентства обращайте внимание на:

Портфолио и опыт в вашей сфере;
Отзывы и репутацию;
Персональный подход и менеджмент;
Наличие услуги «под ключ»;
Прозрачность сметы и гибкость в бюджете;
Возможность доработки креативной концепции.

Как оценить эффективность мероприятия

После ивента важно измерить его результаты. Оценка может включать:

Количество регистраций и посещаемость;
Качество лидов (соответствие ЦА, действия после ивента);
Финансовую эффективность (сравнение бюджета и ROI);
Отзывы участников;
Освещение в СМИ и соцсетях.

FAQ: часто задаваемые вопросы

Автор: Викториан Мелешин

#чтотакоеивент #ивент #ивентагентствотерриториясобытий #организациямероприяти #организациясобытий, #корпоратив #тимбилдинг #event #teambilding #events #мероприятие #новыйгод #мероприятий #организацияпраздников #видымероприятий #праздник #москва #целимероприятия #wecreateperfectevents #teambuilding #moscow #подготовкамероприятия #russia